“Kun je hier een tijdlijn van maken?”
Meestal ligt er dan al iets. Een tabel met fases in de linkerkolom, kwartalen bovenaan, en in de cellen een verzameling activiteiten die iemand er in twee uur in heeft gezet. Technisch klopt het. Alleen zie je er niet aan af of het plan houdbaar is.
Een visuele roadmap maak je zo:
bepaal eerst welke beslissing de lezer moet nemen breng daarna de route van de huidige naar de gewenste situatie in kaart kies een model dat bij die route past spreek af wat vormen en kleuren betekenen en test het beeld bij iemand die er niet bij was.
Tekenen is de laatste stap, niet de eerste.
Hieronder loop ik die stappen langs, vanuit het werk waarin het beeld iets moet bewijzen: aanbestedingen, boardrooms, offertes. Plekken waar iemand op basis van jouw plaat ja of nee zegt.
Wat is een visuele roadmap?
Een visuele roadmap is een schematische weergave van de route van de huidige naar de gewenste situatie, met de fases, mijlpalen, beslismomenten en afhankelijkheden die onderweg liggen.
Let op dat woord route. Daar zit het verschil met een planning.
Een planning laat zien wanneer iets gebeurt. Een roadmap laat zien waarom het in die volgorde gebeurt, wat er onderweg al goed gaat en waar je kunt bijsturen. Dat tweede is wat je lezer eigenlijk wil weten. Niet: heb je een plan. Wel: heb je grip op de overgang.
Ik zeg wel eens tegen een bid team: als ik het niet kan tekenen, begrijpen jullie het zelf nog niet. Dat klinkt vervelend. Het is zelden onwaar. Een roadmap die niet in één beeld past, is meestal een roadmap waarin nog een keuze open staat.
Waarom een beeld hier meer doet dan tekst
Niet omdat beeld nu eenmaal prettiger is. Omdat je lezer scant.
Een beoordelingscommissie behandelt acht inschrijvingen naast het gewone werk. Een directie heeft vijftien minuten voor jouw agendapunt en heeft er daarna nog zes. In beide gevallen beslist iemand in een paar seconden of hij verder leest.
Daar gebruik ik de 3-30-300-regel voor. In 3 seconden moet de kern landen. In 30 seconden de logica. In 300 seconden moet iemand kunnen toetsen of het klopt. Een roadmap die alleen op dat derde niveau werkt, wordt nooit bereikt. De eerste drie seconden zijn dan al voorbij.
Dat is meteen de strengste eis aan je roadmap. Niet: staat alles erop. Wel: zie ik binnen drie seconden waar dit heen gaat.
Stap 1: bepaal welke beslissing de lezer moet nemen
Voordat je iets tekent, moet je weten wat er met het beeld gebeurt nadat je de zaal uit loopt.
Stel jezelf twee vragen. Welke beslissing moet deze lezer nemen? En wat moet hij daarvoor zien?
Bij een investeringsbeslissing gaat het om mijlpalen, resultaten en het moment waarop je kunt stoppen. Bij een uitvoeringsplan om taken, rollen en overdrachten. Bij een aanbesteding om iets anders: daar moet de roadmap laten zien dat je de overgang beheerst. Een beoordelaar zoekt geen mooi schema, hij zoekt bewijs dat het risico onder controle is.
Zelfde onderwerp, drie verschillende platen. Wie die vraag overslaat, tekent een roadmap die voor iedereen is en daarmee voor niemand.
Stap 2: leg de route vast in woorden voordat je tekent
Een visuele roadmap is geen tekening van losse ideeën. Het is de vertaling van een plan dat al ergens klopt.
Verzamel dus eerst het materiaal: doelen, fases, mijlpalen, afhankelijkheden, mensen, deadlines. Schrijf daarna de route uit in gewone zinnen. Van waar naar waar, in welke volgorde, en waarom die volgorde.
Bepaal daarna wat kritiek is en wat context. Die selectie is het halve werk. Een roadmap die alles toont, toont uiteindelijk niets.
Stap 3: kies een model dat bij de route past
Er zijn een paar vormen die bijna altijd volstaan. De keuze volgt uit de route, niet uit je smaak.
- Horizontale tijdlijn. Een rechte lijn met mijlpalen en activiteiten. Werkt bij een lineair traject met weinig vertakkingen.
- Fasenmodel. Blokken met duidelijke overgangen en een poort ertussen. Geschikt voor implementaties waarin elke fase pas begint als de vorige is afgerond.
- Zwembaanmodel. Rijen per team, partij of stakeholder. De beste vorm als de vraag over verantwoordelijkheden gaat, of als je met meerdere partijen inschrijft.
- Afhankelijkhedenmodel. Pijlen tussen activiteiten die elkaar blokkeren. Onmisbaar zodra vertraging op één plek de rest omgooit.
- Transitiebeeld. Links de huidige situatie, rechts de gewenste, ertussen het pad met risicoverlaging per stap. Dit is het model dat in tenders het hardste werkt, omdat het precies de vraag beantwoordt die op het gunningscriterium staat: hoe komen wij hier gecontroleerd doorheen.
Een veelgemaakte fout is beginnen bij een model dat je mooi vindt en daar de inhoud in duwen. Doe het andersom. Meer hierover staat in strategisch communiceren.
Stap 4: spreek een visuele grammatica af
Een beeld wordt pas leesbaar als de vorm consequent iets betekent. Leg dat vooraf vast, niet halverwege.
Een bruikbare basis: rechthoeken voor activiteiten, ruiten voor beslismomenten, pijlen voor richting, kleur voor fase of eigenaar. Meer heb je zelden nodig.
Houd het aantal kleuren en vormen laag. Bij twintig symbolen is je lezer geen lezer meer maar een decoder. En zorg dat de betekenis uit het beeld zelf blijkt. Een legenda die je moet raadplegen om de plaat te snappen, is een legenda die de plaat al heeft verloren.
Stap 5: schets, ruim op, schets opnieuw
Begin ruw. Papier, whiteboard, wat je bij de hand hebt. Zet de route neer, hang de mijlpalen erin, kijk wat er wringt.
Werk daarna op een raster. Uitlijning is geen esthetiek maar leesbaarheid: gelijke afstanden vertellen je oog dat dingen bij elkaar horen. En laat witruimte staan waar je hem wilt weghalen, want daar haalt je lezer adem.
En haal weg. De tweede versie is bijna altijd beter dan de eerste omdat er minder op staat, niet omdat er meer op staat.
Stap 6: test bij iemand die er niet bij was
Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en die het meeste oplevert.
Leg de roadmap voor aan iemand buiten het traject. Zeg niets. Vraag hem hardop te vertellen wat hij ziet en wat er volgens hem moet gebeuren.
Wijkt zijn verhaal af van jouw bedoeling, dan is het beeld niet duidelijk. De verleiding is dan om beter uit te leggen. Maar in de zaal waar het telt sta jij er misschien niet bij.
Herzien dus.
Waarmee maak je een visuele roadmap?
De tool is de minst interessante keuze, maar hij bepaalt wel hoe vaak je hem nog aanpast.
| Methode | Geschikt voor | Wat het vraagt | Samenwerking | Aanpasbaarheid |
|---|---|---|---|---|
| Papier of whiteboard | Denkwerk, werksessies, eerste route | Geen tekentalent, wel durf | Hoog, directe interactie | Laag, lastig te bewaren |
| Presentatiesoftware | Eenvoudige roadmaps in een deck | Basiskennis van de tool | Gemiddeld, via bestanden | Gemiddeld, alles met de hand |
| Roadmapsoftware | Complexe roadmaps met veel data | Inwerktijd | Hoog, realtime | Hoog |
| Online whiteboards | Iteratief ontwerp met een groep | Weinig technische kennis | Zeer hoog | Hoog, maar wordt snel rommelig |
| Grafisch ontwerp | Publicatieklaar werk met hoge inzet | Ontwerpvaardigheid | Laag, loopt via een maker | Laag, kost tijd per wijziging |
Voor een eenmalige presentatie volstaat presentatiesoftware. Voor iets dat elke maand verschuift, wil je software of een whiteboard. Gaat het om een inschrijving van miljoenen of een verhaal dat jaren mee moet, dan komt er een punt waarop ontwerp geen opsmuk meer is maar onderdeel van de overtuiging. Voor dat soort werk, waarin een complex concept ook visueel moet staan in merk, web of 3D, is Ferrstudio een voorbeeld van een studio die daar op is ingericht.
Wat je ook kiest: de tool lost het denkwerk uit stap 1 en 2 niet voor je op.
Waar het misgaat
Vijf fouten die ik het vaakst tegenkom.
Te veel detail. Een roadmap met alle taken en subtaken is geen roadmap maar een projectplanning met een ander lettertype. Hoofdfases, mijlpalen, kritieke afhankelijkheden. De rest hoort in een bijlage.
Een vormtaal die zwabbert. Als dezelfde kleur op twee plekken iets anders betekent, raakt je lezer zijn vertrouwen kwijt. Consistentie in je vorm en kleuren, zorgt voor duidelijkheid.
Geen idee voor wie het is.
Een beoordelaar wil beheersing.
Een directie wil mijlpalen en resultaten.
Een uitvoeringsteam wil activiteiten en eigenaarschap.
Dezelfde plaat voor alle drie is een compromis, en dat was niet de vraag.
Een tijdlijn die nergens op slaat. Fases zonder realistische doorlooptijd maken van je roadmap een wensenlijst. Toets de duur bij de mensen die het werk doen. Zij weten het, en zij merken het als je het niet hebt gevraagd.
Eenmalig gemaakt en nooit meer aangeraakt. Plannen schuiven. Een roadmap die niet meebeweegt, is binnen een kwartaal een historisch document. Plan de herziening als je het beeld maakt, niet als het al scheef staat.
De roadmap als toetssteen
Er is een reden waarom dit werk vaak ongemakkelijk begint.
Een visuele roadmap dwingt je om samenhang expliciet te maken. Je moet kiezen wat hoofdzaak is. Je moet zeggen wat waarvan afhangt. Je moet een volgorde verdedigen. Dat kan niet half.
En dus komt er van alles boven. Twee werkstromen die dezelfde specialist claimen. Een mijlpaal die pas na de zomer haalbaar blijkt. Een aanname die niemand ooit hardop heeft getoetst.
Dat voelt als slecht nieuws. Het is het tegenovergestelde. Je vindt het nu, aan tafel, in plaats van in maand zeven. Of erger: in de brief waarin staat dat je het Plan van Aanpak onvoldoende concreet had gemaakt.
De roadmap is dan niet alleen een communicatiemiddel. Hij is een test op de haalbaarheid van je eigen plan.
Daar zit ook de reden waarom ik meestal voor het schrijven aanschuif en niet erna. Als de kapstok er niet is, heeft de tekst niets om aan te hangen. Hoe dat werkt staat in mijn werkwijze.
Veelgestelde vragen
Hoe groot mag een visuele roadmap zijn?
Eén pagina of één scherm. Heb je meer nodig, maak dan een hoofdbeeld met de route en losse detailplaten per fase. Een roadmap over meerdere pagina’s is geen roadmap meer, want het overzicht is nu net het product.
Welke software gebruik ik het beste voor een visuele roadmap?
Voor een eenvoudige roadmap in een deck volstaat presentatiesoftware. Voor veel afhankelijkheden en frequente wijzigingen werkt roadmapsoftware beter. Voor gezamenlijk ontwerpen is een online whiteboard prettig. Gaat het om een inschrijving of een extern verhaal met hoge inzet, dan loont het om er een ontwerper bij te halen.
Hoe weet ik of mijn roadmap begrepen wordt?
Leg hem voor aan iemand die niet bij het traject betrokken is en vraag hem na te vertellen wat hij ziet. Wijkt dat af van je bedoeling, dan pas je het beeld aan en niet je toelichting.
Kan ik een visuele roadmap gebruiken in een aanbesteding?
Ja, en het is daar vaak het meest waardevolle beeld in de inschrijving. Een roadmap laat zien dat je de overgang van huidige naar gewenste situatie beheerst, wat precies is waar veel gunningscriteria op sturen. Zorg dat het beeld aansluit op de gevraagde elementen en op de nummering in de uitvraag, zodat de beoordelaar zijn eigen vraag terugvindt in jouw plaat.
Wanneer maak ik de roadmap: voor of na het schrijven?
Voor. Een roadmap die je achteraf tekent, illustreert de tekst. Een roadmap die je vooraf maakt, stuurt hem. Het tweede levert een beter document op en meestal ook minder reviewrondes.
Tot slot
Een visuele roadmap is geen decoratie boven je plan en ook geen samenvatting achteraf. Het is de plek waar je plan zich moet bewijzen.
Als het beeld klopt, ziet iemand in drie seconden waar dit heen gaat. Als het niet klopt, weet je nu waar je nog een keuze open hebt laten staan.
Loop je vast op precies dat punt, in een aanbesteding of een strategisch verhaal dat maar niet landt? Dan is tender visualisatie of een strategische praatplaat meestal het moment. Even sparren kan via contact.